Règlement intérieur

1.1 — Adhésion des membres adhérents

• L'adhésion se fait par le versement de la cotisation annuelle via les moyens mis à disposition par l'association (en ligne, virement, chèque).
• L'adhésion est effective dès réception du paiement.
• Une confirmation d'adhésion est envoyée par email au membre.

1.2 — Candidature au statut de membre actif

Conformément à l'article 7b des statuts, toute personne souhaitant devenir membre actif doit :

• Être membre adhérent à jour de cotisation
• Adresser une candidature écrite au bureau exposant ses motivations et son engagement envisagé
• Être agréé par le bureau lors d'une de ses réunions

Le bureau examine les candidatures au regard de :

• L'implication dans la vie associative (participation aux événements, contribution aux activités, etc.)
• La motivation et la disponibilité du candidat
• L'adhésion aux valeurs de l'association

Le bureau notifie sa décision par écrit dans un délai d'un mois maximum.

1.3 — Montant des cotisations

Les montants des cotisations annuelles sont fixés chaque année par l'Assemblée Générale Ordinaire. À titre indicatif, pour l'année 2026 :

• Membres fondateurs : 10 €
• Membres actifs : 10 €
• Membres adhérents personnes physiques : 10 €
• Membres adhérents personnes morales : 10 €

1.4 — Période de cotisation

La période de cotisation court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Les adhésions en cours d'année sont calculées au prorata temporis à partir du mois d'adhésion ou donnent accès à l'année complète selon l'option choisie.

2.1 — Convocation

• Les convocations aux AG sont envoyées par email à l'adresse communiquée par chaque membre.
• Le délai de 15 jours calendaires prévu aux statuts court à compter de l'envoi de l'email de convocation.
• Les membres sans email communiqué sont convoqués par courrier postal.

2.2 — Participation à distance

• Les AG peuvent se tenir en présentiel, en distanciel (visioconférence) ou en format hybride, selon décision du bureau.
• Les membres participant à distance disposent des mêmes droits que les membres présents physiquement.

2.3 — Procurations

• Tout membre avec voix délibérative empêché peut donner procuration à un autre membre avec voix délibérative.
• Chaque membre ne peut détenir plus de deux procurations.
• Les procurations doivent être adressées au président au moins 48h avant l'AG par email ou courrier.

2.4 — Votes

• Les votes se font à main levée sauf si un membre avec voix délibérative demande un vote à bulletin secret.
• En cas de vote à distance, les modalités techniques sont précisées dans la convocation.

2.5 — Procès-verbal

• Un procès-verbal de chaque AG est établi et signé par le président et le secrétaire (ou à défaut un membre du bureau).
• Le PV est envoyé à tous les membres dans un délai d'un mois maximum.
• Les PV sont archivés et tenus à disposition des membres.

3.1 — Rôles des membres du bureau

Conformément à l'article 14 des statuts, le bureau est composé obligatoirement d'un·e président·e et d'un·e trésorier·e. Il peut également comprendre les postes suivants :

• Le/la Président·e (obligatoire) : Représente légalement l'association, préside les AG et les réunions du bureau, assure l'exécution des décisions, signe les contrats et conventions au nom de l'association.
• Le/la Trésorier·e (obligatoire) : Tient la comptabilité, effectue les paiements et encaissements, présente le rapport financier en AG, prépare le budget prévisionnel, assure le suivi des cotisations.
• Le/la Vice-président·e (optionnel) : Assiste le président, le remplace en cas d'absence ou d'empêchement, peut recevoir délégation pour des missions spécifiques.
• Le/la Secrétaire (optionnel) : Rédige les procès-verbaux, gère les archives, assure la correspondance courante, tient à jour la liste des membres.
• Le/la Chargé·e de communication (optionnel) : Gère les réseaux sociaux et la communication externe, coordonne le pôle communication, assure la promotion des événements.

3.2 — Réunions du bureau

• Le bureau se réunit au minimum quatre fois par an
• Des réunions extraordinaires peuvent être organisées en tant que de besoin
• Les réunions peuvent se tenir en présentiel ou en distanciel
• Un membre du bureau absent sans justification à trois réunions consécutives peut être considéré comme démissionnaire

6.1 — Participation

• Tous les membres de l'association (fondateurs, actifs, adhérents) peuvent participer aux pôles selon leurs compétences, motivations et disponibilités.
• La participation à un pôle ne nécessite pas d'autorisation préalable mais doit être signalée au coordinateur du pôle.

6.2 — Coordination

• Chaque pôle est coordonné par un membre du bureau ou un membre actif désigné par le bureau.
• Le coordinateur organise le travail du pôle, répartit les tâches, et rend compte au bureau de l'activité du pôle.
• Le coordinateur veille au respect des valeurs de l'association et au bon climat au sein du pôle.

6.3 — Réunions

• Les pôles se réunissent selon les besoins, en présentiel ou en distanciel.
• Les réunions peuvent être ouvertes à tout membre intéressé, sauf décision contraire motivée du coordinateur.

6.4 — Décisions

• Les pôles fonctionnent de manière collaborative et recherchent le consensus.
• En cas de désaccord, le coordinateur tranche ou soumet la question au bureau.
• Les décisions engageant l'association financièrement ou juridiquement relèvent exclusivement du bureau.

6.5 — Reporting

• Chaque coordinateur de pôle présente un rapport d'activité lors de l'Assemblée Générale Ordinaire.
• Des points d'étape peuvent être présentés lors des réunions du bureau.

7.1 — Principes

• Tous les événements organisés par WAFF doivent respecter les valeurs fondamentales de l'association (cf. Préambule).
• Le bureau valide le calendrier prévisionnel des événements et les budgets associés.

7.2 — Sécurité et consentement

Chaque événement doit prévoir :

• Un règlement intérieur de l'événement précisant les règles de consentement et de comportement
• Une équipe identifiée responsable de la sécurité et du respect du règlement
• Des modalités de signalement et de gestion des incidents

7.3 — Accessibilité

• L'accessibilité physique des lieux (PMR dans la mesure du possible)
• La diversité des formats et budgets
• La localisation géographique

7.4 — Tarifs membres

Les membres à jour de cotisation bénéficient de tarifs préférentiels lors des événements organisés par WAFF, selon des modalités définies pour chaque événement.

8.1 — Cadre

• L'élection Puppy France est un événement annuel majeur de l'association.
• Les modalités précises de l'élection (règlement, jury, critères, etc.) sont définies par le pôle Élections et validées par le bureau.

8.2 — Règlement spécifique

Un règlement spécifique est établi et publié avant chaque édition, précisant notamment : les conditions de candidature, le processus de sélection, la composition du jury, les critères d'évaluation et le rôle de l'élu·e.

8.3 — Accompagnement de l'élu·e

• L'association assure l'accompagnement du/de la Puppy France élu·e durant son mandat.
• Un membre d'honneur à vie est attribué au/à la Puppy France élu·e conformément à l'article 7c des statuts.

9.1 — Identité visuelle

• L'association dispose d'une identité visuelle (logo, couleurs, typographies) dont l'utilisation est coordonnée par le pôle Communication.
• Toute modification de l'identité visuelle doit être validée par le bureau.

9.2 — Communication officielle

• Les communications officielles de l'association sont validées par le président ou un membre du bureau mandaté.
• Les réseaux sociaux officiels sont gérés par le pôle Communication.

9.3 — Droit à l'image

• Lors des événements, l'association peut réaliser des photographies et vidéos.
• Les participants sont informés et doivent donner leur consentement pour toute utilisation publique de leur image.
• L'association respecte le droit à l'image et la vie privée de ses membres et participants.

10.1 — Données personnelles

• L'association collecte et traite les données personnelles de ses membres dans le respect du RGPD.
• Les données collectées sont : nom, prénom, email, adresse (si nécessaire), date d'adhésion, statut.
• Ces données sont utilisées uniquement pour la gestion associative et la communication avec les membres.

10.2 — Confidentialité

• Les membres du bureau et les coordinateurs de pôles s'engagent à la confidentialité des informations dont ils ont connaissance dans le cadre de leurs fonctions.
• La liste des membres n'est pas communiquée à des tiers sans autorisation.

10.3 — Droits des membres

Chaque membre peut exercer ses droits d'accès, de rectification et de suppression de ses données personnelles en contactant le bureau.

12.1 — Modifications substantielles

Les modifications suivantes nécessitent une approbation par l'Assemblée Générale à la majorité simple des membres avec voix délibérative présents ou représentés :

• Modification des valeurs fondamentales (Préambule)
• Modification des droits et devoirs des membres
• Modification des règles de fonctionnement des assemblées générales
• Modification des règles de vote et de quorum
• Modification des règles relatives à l'élection Puppy France
• Création ou suppression de pôles

12.2 — Modifications opérationnelles

Le bureau peut, par décision à la majorité de ses membres, modifier les dispositions suivantes sans approbation en AG :

• Précisions sur les modalités pratiques de fonctionnement des pôles
• Ajustements des montants des seuils d'engagement financier (dans les limites fixées)
• Détails techniques et opérationnels
• Corrections d'erreurs matérielles

12.3 — Information des membres

Toute modification du règlement intérieur est communiquée à l'ensemble des membres dans un délai de 15 jours et entre en vigueur immédiatement sauf indication contraire.

13.1 — Principe

• En cas de conflit entre membres ou au sein d'un pôle, une tentative de médiation interne est privilégiée.
• Le président ou un membre du bureau peut jouer le rôle de médiateur.

13.2 — Procédure

• Les membres en conflit sont invités à exposer leur situation par écrit au bureau.
• Une rencontre de médiation est organisée dans un délai raisonnable.
• En cas d'échec de la médiation, le bureau peut prendre les mesures appropriées (radiation, suspension, etc.).